Трудовата книжка е документ, който в очите на повечето работодатели е нещо архаично, останало от отминалите вече аналогови времена. И това не е без основание. В крайна сметка повечето данни, вписани в нея, са получени от държавната администрация по други канали – справка по чл.62 от КТ, декларации образец 1 и 6 и пр.
Работодателят обаче няма достъп до базата данни, с която разполагат НАП и НОИ, и това дава на трудовата книжка полезност в много случаи. На първо място, тя е единственият документ, който удостоверява придобития трудов, а не осигурителен стаж. С нея може да се докаже реална продължителност на опит в дадена професия – дали за нуждите на определяне на клас за прослужено време (също една архаичност, но това е тема на друг анализ) или когато това е необходимо при придобиване на някаква правоспособност. Освен това работодателят няма от къде другаде да научи дали новоназначеният му служител е придобил право на ползване на платен отпуск или не. На второ място, в трудовата книжка се вписват наложени запори върху доходи от трудовото правоотношение. Тази информация е важна, тъй като при наложен запор работодателят отговаря солидарно със служителя за сумата, която би трябвало да бъде удържана. Вписват се и всякакви обезщетения, изплатени на служителя във връзка с прекратяването на трудовото правоотношение.
В интернет и в специализираната литература има много статии, разглеждащи задълженията на работодателя във връзка с трудовите книжки. Обикновено те са издържани в теоретичен юридически стил и задълбочено представят нормативно заложените в членове 347 до 350а от Кодекса на труда и членове 1 до 8 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж изисквания. За съжаление практически насочените разработки са по-рядко срещани. Специалистите, които са ангажирани с оформяне на трудови книжки, предават знанието си един на друг и поради липса на практически ръководство се налага да търсят помощ от колеги при затруднение. Това ни предизвика да представим нашето разбиране за значението, формата, съдържанието, попълването и съхранението на трудовата книжка. Нямаме претенция нито за изчерпателност, нито за меродавност на написаното на следващите редове. Бихме приветствали всякакви мнения, които се различават от нашето, стига да са обосновани и аргументирани.
И така, трудовата книжка е официален удостоверителен документ с материална доказателствена сила по отношение на обстоятелствата, свързани с трудовата дейност на служителя. Или иначе казано, веднъж вписани, данните в трудовата книжка са доказателство, което се приема от съда, а следователно и от всички останали трети страни. До доказване на противното следва да се приема, че удостоверените обстоятелства действително са се осъществили. Следва да се има предвид обаче, че вписаните данни в трудовата книжка могат да бъдат оспорени по исков път, т.е. доказателствената им сила не е абсолютна. В съдебната практика изобилстват случаи, в които служители се възползват от това, за да постигнат възможност за оспорване на уволнение поради незаконност или за предявяване на допълнителни искове за обезщетения[1].
Форма и съдържание на трудовата книжка
Трудовата книжка има строго формален вид, който е приет с Постановление № 227 от 23.11.1993 г. на Министерски съвет. Тя представлява малка книжка с обем 32 стр. и размери 10/14 см, с тъмно синя корица, изглеждаща по следния начин:
Съдържанието на трудовата книжка може условно да бъде разделено, както следва:
- От стр. 1 до стр. 5 и стр. 30 до стр. 31 – Общи данни
- От стр. 6 до стр. 23 – Основни обстоятелства, свързани с трудови правоотношения
- От стр. 24 до стр. 29 – Специфични обстоятелства, свързани с трудови правоотношения
Последната 32ра страница не съдържа данни за трудовото правоотношение, а представя информация за ДАрТ – ЕТ С. Арсова – лицензирания издател на трудовите книжки.
Общи данни
На практика на тези страници се вписват данните за служителя, които са изброени в чл.349, ал.1, т.1 до 4 на КТ. Като цяло полетата в тези страници са ясно означени и не създават проблем за попълване. По-долу даваме кратки обяснения по тях.
- Страница 1
Номерът на трудовата книжка се попълва еднократно от работодателя, който я издава първоначално. Този номер се получава от Дневника за издадените трудови книжки, за който ще стане дума по-долу. Този номер не се променя в бъдеще, когато първата трудова книжка се изпълни изцяло и някой следващ работодател издава „продължение“[2].
Формулярът на трудовата книжка все още не е отразил промяната на наименованието на личните документи на българските граждани. Продължава да стои надписът „личен паспорт“ и се иска да се попълват несъществуващи вече серия и номер. Разбираемо в това поле се посочват номер и дата на издаване на личната карта на лицето, както и структурата на МВР, която я е издала.
- Страници 3, 30 и 31
Полетата, които създават затруднения на тази страница, са Образование, Специалност и Професия. Това са данни, които подлежат на промяна с течение на времето. Вие трябва да впишете всяка една такава промяна. Съвсем естествено е един млад служител да завърши висшето си образование без откъсване от работния процес или да придобие допълнителна специалност. Същевременно оставеното в тази част на книжката място е съвсем малко – то едва побира първоначалното вписване, но не и последващи корекции, за които по принцип е необходимо повече място[3]. В интерес на обективността такова място е предвидено на страници 30 и 31.
Не е ясно защо одобреният образец разделя страниците, съдържащи данни за образованието на служителя, в двата края на трудовата книжка. Всъщност тази информация е напълно не на място в една трудова книжка. Тя може успешно да бъде осигурена на всеки следващ работодател с официални документи – дипломи, сертификати, удостоверения и пр. Абсолютно ненужно е данните от тях да бъдат ръчно преписвани в документ, чието предназначение е да удостоверява обстоятелства, свързани с трудово правоотношение.
В интерес на истината малко работодатели (т.е. съответните упълномощени служители) попълват полетата за образование, специалност, професия и квалификация, както на стр.3, така и тези на стр. 30 и 31. Не смятаме, че това е сериозно нарушение. Мнението ни се потвърждава и от липсата на съдебни дела с искане на служители за вписването им в книжките, т.е. и самите работници не намират полза това. Очевидно изискването за вписването на този вид информация е остатък от предишни времена, в които не е имало достатъчно надеждни документи. Днес това е напълно излишно. При едно бъдещо преразглеждане на нормативните изисквания в КТ и на образеца на трудовата книжка би било уместно предвиденото за тази информация място да се използва за вписване на други обстоятелства около трудовото правоотношение.
- Страници 4 и 5
Страница 4 е предназначена за посочване на адреса на служителя. Интересно е, че е предвидено тази информация да бъде изключително обобщена – само до ниво град (посочват се област, община и град), без конкретен адрес. Това е уместно, тъй като в крайна сметка адресът е чувствителна лична информация, която трябва да бъде защитавана.
Страница 5 съдържа данните на работодателя, който издава трудовата книжка. Бихме желали да препоръчаме да се попълва и ЕИК номерът на дружеството, а не само неговото наименование, тъй като той го идентифицира по уникален начин. При последващо продължение на трудовата книжка новият работодател вписва в тези полета името, ЕИК номера и адреса на работодателя, който първоначално я е издал, а не своите данни.
В полето „дата“ следва да се попълни датата на издаването на книжката и тя трябва да съответства на датата, посочена в Дневника за издадените трудови книжки. При продължаване на книжката от нов работодател датата на първоначално издаване не се променя. Под нея на ръка може да се изпише, че тази трудова книжка е продължение на първата.
Основни обстоятелства, свързани с трудови правоотношения
На тези страници се вписват съществените данни за трудовите правоотношения – работодател, длъжност, основно възнаграждение, начало и край на правоотношението, основание за прекратяване, изчислен трудов стаж. На практика това са данните, които проследяват трудовата история на служителя, и осигуряват необходимата на всеки следващ работодател информация.
Всички страници от 6та и 7ма до 22ра и 23та са еднотипни и изглеждат по следния начин:
Вписванията на тези страници се правят само и единствено от работодателя – това е както негово правомощие, така и негово задължение. Работодателят има право да упълномощи друго лице, което да удостоверява вписванията (да се подписва в трудовата книжка). В съдебната практика не са един и два случаите на оспорване на вписванията на основание, че са направени от неупълномощено лице. За това, ако управителят избере служител от предприятието да е упълномощен да заверява направените вписвания, препоръчваме за това да се изготви изрично пълномощно.
На практика основните данни се вписват в таблица, над която на всяка страница се посочват трите имена на служителя и неговото ЕГН. Както се вижда, самата таблица съдържа 9 колони, като вписването представлява попълване на един ред данни във всички колони на таблицата. При постъпване на работа се извършва встъпително вписване, с което се удостоверява възникването на трудовото правоотношение. Попълват се всички колони от 1 до 5 и се полага подпис и печат на работодателя в колона 6. Вписването остава отворено, т.е. колони 7 до 9 остават празни. При промяна на трудовото правоотношение това вписване се приключва, т.е. колони от 7 до 9 се попълват, след което се отваря ново вписване, т.е. попълват се всички колони от 1 до 5 на следващия ред и се полага подпис и печат на работодателя в колона 6. Това вписване също оставя отоврено до последваща промяна на трудовия договор или до неговото прекратяване. На практика когато колони 7 до 9 на даден ред не са попълнени, това означава, че трудовото правоотношение е в състоянието, удостоверено на този ред. При прекратяване на трудовото правоотношение се попълват колони 7 и 9 на последно отвореното вписване. Не се отваря ново вписване. На дясната страница под последното вписване се полага правоъгълен печат за удостоверяване на зачетения трудов стаж, а на лявата страница се прави вписване, с което се посочва, че осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж. С това трудовата книжка се счита за приключена, като самото приключване ще бъде разгледано по-долу.
Данните във всяка клетка на таблицата се попълват, както следва:
При прекратяване на трудовото правоотношение за приключване на трудовата книжка под последния ред с вписани данни се правят други две много важни вписвания:
- Продължителността на времето, което се признава за трудов стаж; и
- Дали така признатият трудов стаж е равен на осигурителния стаж.
Нормативната база никъде не поставя конкретно изискване за формата, под която да бъде направено вписването на продължителността на признатия трудов стаж. Напълно приемливо е това да бъде описано на ръка. И все пак с оглед удобство в практиката е възприето да се поставя правоъгълен печат, който би могъл да изглежда по следния начин:
Обичайно възприето е печатът да се разполага на дясната страница на трудовата книжка под последното вписване за отразяване на прекратяването на трудовото правоотношение. Най-отгоре в печата се изписва името на предприятието, а на следващия ред – началото и краят на трудовото правоотношение. Началото на трудовото правоотношение е датата на постъпване на работа – същата дата, като посочената в клетката на колона 5 на първото вписване по това правоотношение. Краят на трудовото правоотношение може да бъде посочен по два начина: или последната дата в трудово правоотношение, или датата, от която договорът е прекратен, като ако се прилага първият начин е удачно да се добави и съкращението „вкл.“[4].
Пример:
Служител постъпва на работа на 1 януари и напуска, считано от 15 март. В печата може да бъде изписано:
Прослужено време от 1 януари до 14 март вкл.
или
Прослужено време от 1 януари до 15 март
На следващия ред се попълва времето, което се признава за трудов стаж. Нормативно изискване е придобитият трудов стаж да бъде посочен с цифри и думи, като това бъде удостоверено с подпис от главния счетоводител и от ръководителя или от упълномощено от него лице. В определени случаи трудовият стаж стаж изисква повече място за изписване с думи – например, десет години единадесет месеца и двадесет и седем дни. Обичайно продаваните печати за приключване на трудова книжка са малки и мястото определено не е достатъчно за такива по-дълги от гледна точка на изписването им стажове. Ето защо е уместно печатът да се изработва по поръчка, така че да е по-широк и по-висок и да съдържа поне два реда за изписване на стажа с думи, например:
Добре е да планирате предварително попълването на страниците за основни данни, свързани с трудовото правоотношение, така че всички вписвания да са ясни и четливи, да не остават много празни пространства, но и между отделните редове да има достатъчно място, така че те хем да бъдат визуално разграничени, хем да има къде да се попълват корекции при необходимост. Печатните редове и клетките в отделните колони са тесни и недостатъчни за едно вписване. В практиката обичайно едно вписване заема поне два реда от отпечатаната таблица в трудовата книжка. Лично ние оставяме и един празен ред между всеки две вписвания. При 12 отпечатани реда в таблицата, това дава възможност за не повече от 4 вписвания на страница. От своя страна печатът за приключване на трудовия стаж заема поне половината от страницата, така че при повече от една промяна на трудовото правоотношение преди неговото приключване ще трябва да се прецени как да се разположат вписванията, за да не се наложи полагане на печата на следващата страница, или обратното – как да се разположат вписванията на две страници от книжката без прекалено много място между тях.
Второто важно вписване при прекратяване на трудовото правоотношение касае равенството между трудовия и осигурителния стаж, признати на служителя. Това вписване се прави обичайно на лявата страница на трудовата книжка под последното вписване, което отразява прекратяването на трудовото правоотношение. Когато служителят е работил на пълно работно време, трудовият и осигурителният му стажове са равни. В този случай се вписва текстът:
„Осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж“
Това вписване се удостоверява с подпис на главния счетоводител и на ръководителя или упълномощено от него лице. Полага се и печат на предприятието. Вписването може да бъде направено на ръка, но можете да изработите и печат, който би могъл да изглежда по следния начин:
Когато лицето е работило на непълно работно време, осигурителният му стаж не е равен на зачетения трудов стаж. Това обстоятелство не се вписва в трудовата книжка. Често колеги правят вписване, че осигурителният стаж не е равен на зачетения трудов стаж. Това не е правилно, тъй като самата липса на вписване за равенство на осигурителен и трудов стаж е доказателство, че двата стажа не са равни, като в такъв случай на лицето се издава удостоверение УП3 за зачетения осигурителен стаж[5].
Специфични обстоятелства, свързани с трудови правоотношения
Образецът на трудовата книжка предвижда три двойки страници, на които да се вписват специфични обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, а именно:
- Стр. 24 и 25 – Време, което не се признава за трудов стаж;
- Стр. 26 и 27 – Изплатени обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение; и
- Стр. 28 и 29 – Запорни съобщения по ГПК
По-долу последователно ще разгледаме специфичните обстоятелства.
- Време, което не се признава за трудов стаж
Времето, което не се признава за трудов стаж, най-често включва периодите, през които служителят е ползвал неплатен отпуск, след допустимите за признаване на трудов стаж 30 работни дни. Това също е и времето на т.нар. „самоотлъчки“, т.е. дни в отсъствие от работа без уважителна причина. Независимо от причината, основанието за непризнаване на трудов стаж в даден период не се вписва в трудовата книжка.
Периодите без трудов стаж се изброяват в таблицата на страници 24 и 25. Отбележете, че за разлика от таблицата за вписване на основни данни, свързани с трудовото правоотношение, която е разположена на две страници, таблицата за вписване на време, което не се признава за трудов стаж, заема само една от страниците и на практика таблицата на стр.25 е продължение на таблицата на стр.24. Самата таблица съдържа 3 колони и попълването й е доста интуитивно.
| Колона 1 |
Наименование на работодателя. Освен пълното наименование, препоръчваме да се попълва и ЕИК на дружеството. |
| Колона 2 |
Времетраене. Изброяват се един след друг всички периоди, през които не се зачита трудов стаж, като по аналогия с начина на вписване на период за трудов стаж в правоъгълния печат се посочва началната дата (първият ден без трудов стаж) и: – Първата дата с трудов стаж; или – Последната дата без трудов стаж, но съпътствано от думата „вкл.“ Според нас вторият вариант е по-прегледен и разбираем, поради което препоръчваме неговото прилагане. Пример: Служител е в неплатен отпуск от 01.01.2016 до 31.03.2016. Служителят се връща на работа на 01.04.2016. От този период с право на трудов стаж е периодът от 01.01.2016 до 12.02.2016. Времето, което не се признава за трудов стаж се посочва по един от следните начини: от 13.02.2016 г. до 01.04.2016 г. ; или от 13.02.2016 г. до 31.03.2016 г. вкл. |
| Колона 3 |
Подпис и печат на работодателя. Полагат се за удостоверяване на направеното в колони 1 и 2 вписване. |
Тук е мястото да направим връзката между данните, вписани в правоъгълния печат при прекратяване на трудовото правоотношение, и информацията на стр. 24 – 25.
Периодът на трудовото правоотношение като промеждутък между две календарни дати, посочен в правоъгълния печат, покрива цялото времетраене на правоотношението, независимо дали то се признава за трудов стаж или не. Същевременно в печата се посочва само частта от този период, чието времетраене се признава за трудов стаж. Останалата част, под формата на промеждутък между дати, се посочва на стр.24 и 25.
Нека разгледаме следния пример:
Служител постъпва на работа на 01.10.2015 г. и напуска, считано от 30.09.2016 г. В рамките на този период той е в неплатен отпуск без право на зачитане на трудов стаж от 13.02.2016 г. до 31.03.2016 г. или в продължение на 0 г 1 м 17 д. Следователно:
| Времетраене на трудовото правоотношение,
в т.ч. |
1 г 0 м 0 д |
| Времетраене без трудов стаж | 0 г 1 м 17 д |
| Времетраене с трудов стаж | 0 г 10 м 13 д |
При оформяне на трудовата книжка в правоъгълния печат на страницата за основни данни за трудовото правоотношение ще се посочи времетраене на трудовото правоотношение от 01.10.2015 г. до 30.09.2016 г. вкл. (или до 01.10.2016 г.) и продължителност на признатия трудов стаж – десет месеца и тринадесет дена. На стр.24 ще се посочи само периодът от 13.02.2016 г. до 31.03.2016 г. вкл., без да се посочва основание за непризнаване на трудов стаж.
- Изплатени обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение
Вписват се обезщетенията по чл.220, 221, 222 и 224, както и чл.331 от КТ, т.е. само тези, които са свързани с прекратяването на трудовото правоотношение. Не се вписват каквито и да са други обезщетения, които са свързани с изпълнението, а не с прекратяването на трудовото правоотношение. Обезщетения, свързани с незаконно уволнение не се вписват, тъй като фактът на прекратяване на трудовото правоотношение е обявен за несъществуващ, т.е. това обезщетение е свързано с изпълнението на съществуващо правоотношение.
Обезщетенията по чл.220, 221, 224 и 331 се вписват при тяхното изплащане. Често в практиката се случва трудово правоотношение да бъде прекратено по средата на календарния месец, а заплатите и всички обезщетения да бъдат изплатени в началото на следващия календарен месец, когато трудовата книжка вече е оформена и върната на служителя. Това налага книжката да бъде отново представена от служителя след изплащането за вписване на обезщетението. И тъй като книжката има материална доказателствена сила, един недобросъвестен служител може да претендира за неизплатено обезщетение само на основание липса на вписване в нея. Ето защо препоръчваме при изплащане на тези обезщетения да отправяте покана до служителя да представи трудовата си книжка за вписването им.
Обезщетението по чл.222 пък се изплаща и вписва, чак след като се докаже, че служителят действително е останал без работа в продължение на 1 месец (или 2 по ал.2). За целта той трябва да предостави трудовата си книжка на работодателя и в нея да липсва вписване на нововъзникнало правоотношение. В такъв случай предходният работодател изплаща обезщетението и го вписва в трудовата книжка.
Позволяваме си да ви обърнем внимание на възможността служителят да се опита да измами предходния си работодател, като умишлено не представи трудовата си книжка на новия такъв с цел да забави вписването на новото правоотношение. След изтичане на 1 месец този служител се връща при стария си работодател, претендира за оставане без работа, получава обезщетението си, а след това предоставя книжката на новия работодател за вписване на съответните данни. Така че преглеждайте стр. 26 и 27 от книжката и ако забележите такава измама, алармирайте предходния работодател и имайте едно наум за този служител!
Вписването на обезщетенията се извършва в таблица, поместена на едната страница на трудовата книжка. Аналогично на таблицата за времето, което не се признава за трудов стаж, и таблицата за изплатените обезщетения на стр. 27 е продължение на тази на стр. 26 от трудовата книжка.
Таблицата за изплатените обезщетения съдържа 5 колони, които се попълват, както следва:
| Колона 1 |
Наименование на работодателя Освен пълното наименование, отново препоръчваме да се попълва и ЕИК на дружеството. |
| Колона 2 |
Основание за изплащане на обезщетението Посочват се съответните член и алинея от КТ. |
| Колона 3 |
За време от – до Когато обезщетението е по чл. 220 и 221, попълва се периодът на неотработеното или договореното предизвестие. Когато обезщетението е по чл. 222, попълва се периодът, който се зачита за осигурителен стаж поради оставане без работа (до 1 месец по ал.1 и 2 месеца по ал.2). Не забравяйте, че за същия период трябва да се издаде и удостоверения УП2 и УП3. Когато обезщетението е по чл. 224, попълват се дните отпуск, за които се изплаща обезщетението. Когато обезщетението е по чл.331, полето остава празно. |
| Колона 4 | Изплатена сума
Вписва се брутният размер на изплатеното обезщетение. |
| Колона 5 | Подпис и печат на работодателя
В образеца на трудовата книжка е посочено, че лицето, което е изплатило сумата, следва да положи своя подпис. Основание за това е, че така се удостоверява реалното изплащане на обезщетението. |
- Запорни съобщения
Вписват се само запори, свързани с вземания по издръжки, на основание чл.512, ал.4 от ГПК. В интерес на истината в образеца на трудовата книжка все още стои референция към чл.395, ал.4 от стария ГПК, който беше отменен през 2007 г.
Странно е защо ГПК предвижда вписване само на запорните съобщения по вземания за издръжки, но не и на всякакви останали вземания, още повече, че предвижда задължение работодателят да препраща полученото запорно съобщение на следващия работодател, без да е ясно как точно първият работодател ще знае за втория. Считаме, че законодателят трябва или да отмени задължението на работодателя да препраща запорни съобщения, или да предвиди вписване в трудовата книжка на всяко едно получено запорно съобщение.
Мястото, предвидено за вписване на запорни съобщения по чл.512, ал.4 от ГПК, представлява таблица, разположена на двете страници 28 и 29, т.е. таблицата на стр.29 не е продължение на тази на стр.28. Таблицата съдържа 7 колони, които се попълват, както следва:
| Колона 1 | № на съобщението
Вписва се изходящият номер на запорното съобщение, изпратено от частния съдия изпълнител. |
| Колона 2 | Основание на запора, номер и година на изпълнителното дело
Считаме, че е напълно достатъчно да се впише номерът на изпълнителното дело и неговата година. |
| Колона 3 | Наименование на взискателя, адрес и сметка
Предвидената клетка е напълно недостатъчна за вписване на тези данни. За това препоръчваме да се попълва името на частния съдебен изпълнител. IBAN номерът на сметката на частния съдебен изпълнител може да се попълни под вписването в колони 2 и 3. |
| Колона 4 | Размер на вземането
Вписва се общата сума на задължението на служителя, съгласно запорното съобщение. |
| Колона 5 | Изплатени суми лв.
Вписва се общата сума, която работодателят е удържал от възнаграждението на служителя. Предполага се, че това е и сумата, която работодателят е изплатил на частния съдебен изпълнител. |
| Колона 6 | Дата на вписването
Посочва се датата, на която е направено вписването в трудовата книжка. Обикновено това е датата на оформянето й при прекратяване на трудовото правоотношение. |
| Колона 7 | Подпис на лицето, направило вписването и печат
Отново подпис полага лицето, което е направило вписването. Полага се печат на предприятието. |
Корекции на извършени вписвания в трудовата книжка
Както във всяка дейност, така и при попълване на трудови книжки е възможно да се допуснат грешки. Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж предвижда възможност за корекция[6], но изрично постановява, че такава се извършва само от работодателя, направил първото вписване. Нито служителят, нито следващ негов работодател имат право да правят корекции във вписани данни.
Удачно е грешките да се коригират с червен цвят на химикала, така че корекцията да се забелязва ясно. Грешните данни се зачертават, а в най-удобното близко място до тях се записват думите
„Поправката е извършена от …[име, длъжност]“
Същият служител следва да се подпише и да сложи печат на работодателя. Добре е да се посочи и дата на нанасяне на корекцията, макар че това не е посочено като изрично изискване в приложимите нормативи.
Загубена или унищожена трудова книжка
В практиката не са редки случаите, в които трудовата книжка бива загубвана или по някаква причина унищожена. Виновен за това би могъл да бъде, както самият служител, така и работодателят. Основният принцип, заложен в Кодекса на труда, е, че виновният за загубването е отговорен за нейното възстановяване и понася съответните разходи. Другият принцип е, че новата трудова книжка се издава само от Инспекция по труда.
За работодателя са възможни две хипотези:
Първата хипотеза е, когато работодателят не е отговорен за загубата или унищожаването на трудовата книжка на служителя. В този случай той получава искане от служителя или от негов следващ работодател за предоставяне на попълнено Удостоверение по образец на Приложение № 2 към Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Работодателят удостоверява само обстоятелствата, свързани с трудовото правоотношение на служителя с него, след което предава попълненото удостоверение на служителя, като с това се изчерпва ангажиментът му. Срокът за издаване на удостоверението е 7 дни.
Втората хипотеза е, когато трудовата книжка е загубена или унищожена по вина на работодателя. В този случай той получава задължителна инструкция от дирекция „Инспекция по труда“ да събере всички данни, необходими за възстановяването на трудовата книжка на служителя, и да ги предаде на Инспекцията. Работодателят не само трябва да издаде попълнено удостоверение по образец на Приложение № 2, но следва да се свърже с всички предишни работодатели на служителя и да поиска от тях такива удостоверения. След събирането на всички удостоверения, работодателят ги предава по опис в Инспекция по труда, като има срок от 1 месеца да извърши цялата процедура.
Самото Удостоверение по същество съдържа данните, които се вписват и в трудовата книжка. Условно може да бъде разделено на две части. Първата част съдържа общите данни за служителя, които се попълват на стр. 1 до 5 в трудовата книжка. Втората част съдържа основните и специфичните обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, представени под формата на таблица с 9 колони, които се попълват както аналогичните им колони в трудовата книжка.
В нито една от хипотезите работодателят няма право да откаже издаването на удостоверение по приложение № 2.
Формуляр на удостоверението по приложение № 2 можете да свалите от линка накрая на статията.
Документиране на отношенията между работодател и служител по отношение трудовата книжка на служителя
Основен принцип на КТ е, че трудовата книжка се съхранява от служителя. Разбира се, при желание от страна на служителя, трудовата книжка може да се съхранява и при работодателя, но за целта служителят трябва да декларира това свое желание писмено пред работодателя, като декларацията се съхранява в трудовото досие на служителя.
При възникване на нови обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, служителят трябва да предостави трудовата си книжка на работодателя за отразяването им, тъй като той няма право сам да вписва, каквито и да са данни в нея. Работодателят е длъжен да извърши вписванията „точно и своевременно“ и да върне незабавно книжката на служителя. Работодателят при никакви обстоятелства няма право да задържа трудовата книжка без съгласието на служителя.
Всичко това създава предпоставки за движение на трудовата книжка между работодателя и служителя, което може да се раздели на следните етапи:
- При постъпване на работа
- По време на трудовото правоотношение
- При прекратяване на трудовото правоотношение
Всеки един етап от движението на трудовата книжка трябва да бъде ясно документиран. Така работодателят се защитава от недобросъвестни служители и евентуални имуществени санкции, наложени от дирекция „Инспекция по труда“. Помнете, че в повечето случаи работодателят носи тежестта на доказване, т.е. във ваш интерес е всичко да е до педантичност подробно документирано.
Нека разгледаме документирането на отношенията между работодателя и служителя по повод движението на трудовата книжка.
При постъпване на работа
Служителят е длъжен да предостави трудовата си книжка при постъпване за взимане на необходими данни от трудовата му история и за вписване на обстоятелствата, свързани с възникналото трудово правоотношение. Изключение от това задължение е само случаят, в който служителят постъпва за първи път на работа и няма издадена трудова книжка. Често обаче служителят забавя по една или друга причина формалното предоставяне на трудовата си книжка. Ето защо е добра практика заедно с подписването на останалите документи по трудовото правоотношение, да искате служителят да попълни и подпише и Декларация за обстоятелствата, свързани с трудовата му книжка. Това е удачният момент да уточните желанието на служителя по отношение мястото на съхранение на книжката, както и предпочитанията му за начин на предаване на книжката – дали лично, дали по пощата, дали на упълномощено лице. Добавете и покана за представяне на трудовата книжка, ако служителят е декларирал, че има такава. И не забравяйте, че ако служителят е декларирал, че има издадена трудова книжка, но не я е представил дори и след като е писмено поканен да направи това, нямате никакво право да издавате нова книжка.
За ваше удобство накрая на статията сме прикачили примерен формуляр на подобна декларация.
Когато служителят декларира, че това е първото му трудово правоотношение и никога не му е издавана трудова книжка, работодателят е длъжен в срок от 5 дни да му издаде такава, като няма право да иска заплащане от служителя. Издаването на тази първа за служителя трудова книжка се вписва в специален Дневник на издадените трудови книжки.
Кодексът на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж предвиждат работодателят да поддържа прономерован, прошнурован и заверен с подписа и печата на работодателя Дневник на издадените трудови книжки, който представлява регистър под формата на таблица с четири колони, както следва:
| Колона 1 |
Пореден № Всички вписвания в дневника се номерират поредно, като се започва с номер 1 и се продължава във възходящ ред без пропуски и повторения на номера. Въведеният номер става и номер на съответната трудова книжка, като се вписва на стр. 1. |
| Колона 2 | Дата на издаването
Попълва се датата, на която работодателят е издал трудовата книжка. Както вече стана ясно тази дата трябва да е не по-късно от 5 дена след постъпване на работа. Същата дата се попълва и на стр.5 от трудовата книжка. |
| Колона 3 | Лични данни на служителя
Попълват се трите имена и ЕГН на служителя. Образецът на дневника (приложение № 1 към НТКТС) посочва и изискване за вписване на дата и място на раждане, така че ако ви остане място – попълнете ги и тях. |
| Колона 4 |
Дата и подпис на служителя при получаване на трудовата книжка Удачно е тази колона да се раздели на 2 – една за дата и още една за подпис на служителя. Полагането на подпис от страна на служителя е единственото доказателство, което имате, че служителят е получил трудовата си книжка. Не пропускайте да предавате книжката само срещу подпис в този дневник. |
По книжарниците продават готови отпечатани дневници. Лично ние смятаме, че те са неудобни, особено когато трябва да се правят копия от страниците им, и прекалено обемни. Законодателството не поставя нормативно изискване за използване на фабрично отпечатани дневници с твърди корици, така че спокойно можете да си направите сами дневник от 4-5 листа, който да съхранявате, както ви е удобно. Прономероването се прави лесно във всеки програмен продукт като MS Excel, например. За прошнуроването можете да използвате по-дебели конци[7]. Перфорирайте страниците като за поставяне в папка. Прекарайте конеца през перфорацията и го вържете отзад. Залепете парче хартия върху възела и положете подпис и печат, така че да хваща както залепената хартия, така и гърба на „дневника“. По-долу представяме снимки от начина, по който ние „прошнуроваме“ дневниците.
По време на трудовото правоотношение
При всяка промяна на трудовото правоотношение работодателят е длъжен „точно и своевременно“ да извърши съответното вписване в трудовата книжка. И ако трудовите книжки се съхраняват в досиетата на съответните служители, това е безпроблемно, то не така стоят нещата със служителите, които държат трудовите им книжки да са у тях. За съжаление задължението е на работодателят – той трябва да поиска трудовата книжка за вписване на новите обстоятелства, негова е инициивата. За това препоръчваме заедно с допълнителното споразумение да поднасяте за подпис и покана за представяне на трудова книжка. Вариант е също така тази покана да е изписана най-отдолу на самото допълнително споразумение. Във всеки случай направете така, че да документирате факта на изискване на трудовата книжка за вписване на новите данни.
След като направите съответното вписване, сте длъжни незабавно да върнете книжката на служителя. Връщането също трябва да се документира срещу подпис. Законодателството мълчи по въпроса за начина на документиране, което за добро или зло оставя поле на въображението на служителите, занимаващи се с трудовите книжки. Възможни са различни варианти на документиране, но според нас най-удачни са два:
- Водене на допълнителен Дневник за движението на трудовите книжки; или
- Използване на специален формуляр
Воденето на допълнителен Дневник за движението на трудовите книжки е посочено като пример за добра практика от МТСП[8]. Би било добре при изготвянето на този дневник да се спазват същите правила като тези, касаещи Дневника за издадените трудови книжки, а именно – да бъде под формата на прономерован, прошнурован и заверен с подписа и печата на работодателя регистър. Независимо каква е формата, която изберете за Дневника, той трябва ясно да регистрира трите етапа на движение на трудовата книжка:
- Покана за нейното представяне;
- Представяне от служителя на работодателя;
- Връщане от работодателя на служителя.
Примерен Дневник за движението на трудовите книжки е представен накрая на статията.
В случай че бъде предпочетено използването на специален формуляр, то той като съдържание би следвало да е подобен на прикачения към настоящото Дневник. Разликата е, че във всеки отделен случай се попълва отделен формуляр, който трябва да се съхранява в личното досие на служителя. Накрая прилагаме и примерен формуляр за регистриране на движението на трудовите книжки.
При прекратяване на трудовото правоотношение
Както вече многократно беше споменато по-горе, при прекратяване на трудовото правоотношение работодателят е длъжен да оформи трудовата книжка и да я върне незабавно на служителя. Под незабавно се разбира буквално служителят да изчака оформянето на място и да си я вземе в същия ден на представянето. Всяко задържане на трудовата книжка, дори и за ден, е незаконно и може да доведе до имуществени санкции, наложени от дирекция „Инспекция по труда“. Счита се, че така се защитават правата на труд на служителите, тъй като се приема по презумпция, че служителят не може да започне работа при нов работодател, без да е представил трудовата си книжка. Факт е, че на практика това не е така и непредставянето на трудова книжка рядко е пречка за започване на работа. Освен това изискването е заложено в Кодекса на труда по времената, когато счетоводното и ТРЗ обслужването на предприятията се извършваше основно от вътрешнофирмени звена и структури. Днес, с масовото навлизане на аутсорсването на тези дейности, това изискване създава сериозни логистични трудности за работодателите и е предпоставка за грешки и корекции в книжките[9]. В тази връзка би било уместно законодателят да предвиди известно облекчаване на предприятията и да предостави разумен срок от примерно 5 работни дни, в които книжката да бъде оформена и върната на служителя.
Възможно е до датата на прекратяване на трудовото правоотношение служителят все още да не е предоставил трудовата си книжка за оформяне. Постоянната съдебна практика в последните години приема, че инициивата за предаване на трудовата книжка при прекратяване на трудовия договор е на работодателят, т.е. той е длъжен да е активната страна, да изиска книжката за оформяне и връщане на служителя. Работодателят трябва да разполага с безспорни доказателства, че е положил усилия да изпълни задължението си по оформяне и незабавно връщане на книжката. За целта, в случай че служителят не е представил трудовата си книжка, задължително му връчвайте писмена покана да направи това заедно с документите за прекратяване на трудовото правоотношение. Накрая на статията прикачаме примерна покана.
Самият акт на окончателно предаване на трудовата книжка на служителя при прекратяване на трудовото правоотношение трябва да бъде отразен в Дневника за издадените трудови книжки. Кодексът на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж доста неясно посочват, че за целта се използва Дневника по Приложение № 1 към Наредбата. За съжаление това не е удобно на практика, тъй като дневникът по Приложение № 1 от Наредбата е регистърът на новоиздадените трудови книжки и най-малкото в него няма как да се смесват номера на книжки, издадени от работодателя, с номера на книжки, издадени от предишни работодатели. Освен това целта на двата регистъра е напълно различна. Целта на дневника за издадените трудови книжки е да регистрира новоиздадените за първи път трудови книжки, докато целта на дневника за върнатите трудови книжки е да удостовери факта, на окончателно връщане на трудовата книжка от работодателя на служителя при прекратяване на трудовото правоотношение. Ето защо препоръчваме използване на допълнителен Дневник за върнатите трудови книжки, който да се води при спазване на всички правила, касаещи Дневника по Приложение № 1 към Наредбата – да е прономерован, прошнурован и заверен с подпис и печат на работодателя, както и да съдържа по същество същите колони.
Възможно е и служителят да не се яви за получаване на трудовата си книжка. В този случай „топката“ отново е в работодателя – той трябва да докаже, че е положил всички разумни усилия да предаде книжката на бившия си служител. Пред работодателя има две хипотези.
При първата, служителят е дал при постъпването си писменото си съгласие книжката да му бъде изпратена препоръчано по пощата. В този случай можете да се възползвате от това негово съгласие. С оглед осигуряване на сигурно доказателство, препоръчваме да посочите номера на трудовата книжка в пощенската разписка. Така ще имате ясно доказателство, че служителят е наясно какво е получил с пощенската си пратка.
Втората хипотеза е служителят да не е дал съгласие за изпращане на книжката по пощата. В този случай задължително му изпратете с препоръчана поща с обратна разписка покана да се яви за получаване на трудова книжка. Поставете изходящ номер на писмото и го цитирайте в пощенската разписка. Датата на изпращане на писмото ще се счита за дата, на която сте изпълнили задължението си за „незабавно връщане“ на трудовата книжка. Ако и след това служителят не се яви да получи книжката си, сте длъжни да я съхранявате 50 години.
Скъпи читатели,
Целта на горното изложение беше да представи трудовата книжка през погледа на работодателя (а не на служителя или на Инспекция по труда), за да ориентира незапознатите с темата предприемачи за задълженията им, свързани с нея. Надяваме се, че сме били полезни. За ваше улеснение, по-долу са прикачени образци на документи, които можете да използвате при необходимост.
Полезни файлове
Декларация за първоначални обстоятелства по ТК
Дневник на движението на трудовите книжки-вариант 1
Формуляр за регистриране на движение на ТК
Дневник за издадените трудови книжки-таблица
Удостоверение по Приложение 2-възстановяване на загубена ТК
Допълнителни бележки
[1] Често дисциплинарно уволнени служители не оспорват дисциплинарното уволнение, а вписваното основание за прекратяване на трудовото правоотношение, като твърдят, че основанието не трябва да бъде чл. 330, ал. 2, т. 6 (прекратяване на ТПО от работодател без предизвестие поради дисциплинарно уволнение), а чл. 327, ал. 1, т. 2 (прекратяване на ТПО от служител без предизвестие поради забавени плащания от работодателя), тъй като второто основание е предшествало първото.
[2] В този смисъл е писмо № 29-27 от 15.12.2003 г. на МТСП.
[3] Всяка корекция следва да бъде допълнена с дата на вписване, подпис и печат на работодателя.
[4] Виж писмо на МТСП № 26-398 от 02.11.2007 г.
[5] Лично ние в такъв случай вписваме в трудовата книжка думите „За осигурителния стаж е издадено удостоверение УП3 с изх.№ ….. от …..“.
[6] Виж чл.2, ал.2 от НТКТС
[7] Например конци за плетене на една кука. Вземете си от по-дебелите.
[8] Виж писмо № 26-540 от 21.07.2007 на МТСП.
[9] Лично ние имаме опит с оформяне на трудовата книжка 3 дена преди прекратяване на ТПО с цел книжката да бъде представена на служителя в деня на напускането, като един ден по-късно служителят и работодателят се споразумяха трудовото правоотношение да не бъде прекратено.
6 comments
Благодаря за изчерпателната и систематизирана информация. Изключително полезен материал.
Радвам се, че ви е полезен. Надявам се, че и за напред материалите в нашия блог ще ви харесват.
Много полезна статия. Досега не съм попадала на толкова подробна и добре обяснена информация. Поздравления и благодарности 🙂
Много полезна информация. Благодаря, че я споделихте!
Много благодаря за информацията – точна, ясна, подредена и преди всички много полезна. Късмет е, че попаднах на страницата ви в точния момент. Благодаря. 🙂
Привет,
Радвам се, че сме били полезни!
Очаквайте още полезна информация от нас!